Jak polepszyć obieg dokumentów w firmie? Jakie działania są najbardziej efektywne?

  • Posted on: 22 June 2018
  • By: addmean
Papierowy obieg faktur sprawia, iż przedłuża się proces akceptacji dokumentów. Faktury w związku z tym po dłuższym czasie idą do księgowości, a to wiążę się z zagrożeniem naliczania odsetek, albo też brakiem możliwości naliczenia vat w najbliższym możliwym okresie. Co więcej, firma nie posiada odpowiednich danych, jakie są bardzo potrzebne, aby zarządzać, gdyż niezarejestrowane faktury są przetrzymywane u pracowników.

dokumenty
Author: alcuin lai
Source: http://www.flickr.com
W taki sposób więc trudno stwierdzić, kto aktualnie posiada faktury. Każdy przypadek, jaki wymaga konsultacji pomiędzy pracownikami lub konieczności nagłego działania wymagają, by podjąć dodatkowe działania, na przykład wysyłka maili. System workflow faktur z łatwością jest w stanie wyeliminować takie problemy. W czasie normalnego obiegu tego typu dokumenty przekazuje się do ręki do właściwych osób w organizacji, którzy są odpowiedzialne za ich akceptację. Podczas takiego procesu pracownicy są w stanie przypisać im właściwe numery projektów, lub inne klasyfikatory lub znaczniki. Takie oznaczenia (sprawdź znaki bhp) są bardo potrzebne, aby móc rozliczyć dokumenty. Informacje tego typu możemy jednak zbierać bardzo łatwo za pomocą systemu. To sprawia, że możemy uniknąć ręcznych podpisów, jakie składa się w celach zatwierdzenia. System zezwala na kompleksowe wdrożenie zasad oraz procedur obiegu i akceptowania dokumentów, jakie obowiązują w firmach w formie elektronicznej. Kiedy faktury skończą obieg, zostają wysyłane do pracowników księgowości.



księgowość
Source: pixabay
System workflow pozwala na elastyczne budowanie ścieżek obiegu faktur. Konfiguracja etapów zatwierdzania daje możliwość na utworzenie wielu poziomów akceptacji. System umożliwia także na implementację w dokładny sposób określonych warunków, jakie zadecydują o przejściu dokumentów z jednego etapu do kolejnego. Kryterium, które warunkuje obieg można oznaczać przykładowo wartość faktury. Kolejnym przykładem implementacji warunku w obiegu dokumentów jest używany w różnych organizacjach kod mpk, albo innego typu znacznik, jaki jest używany przy podziale kosztów w przedsiębiorstwie. System można zastosować bardzo precyzyjnie w każdym przedsiębiorstwie, warto przyjrzeć się dokładniej, jak to funkcjonuje.